Informační systém pro řízení a správu dokumentů dle norem ISO

QTREE-DOC C/S je základní součástí produktové řady QTREE CAQ SYSTEMS, která je původním a vlastním softwarovým řešením počítačové podpory řízení kvality - CAQ firmy TŘEŠTÍK. Informační systém QTREE-DOC C/S je určený k zajišťování kompletní evidence, k řízení a ke správě veškerých firemních dokumentů, příloh, odkazů a kopií. Prostřednictvím seznamů popisujících organizační členění firmy (seznam podnikových útvarů, seznam funkcí a seznam pracovních skupin a jejich členů) systém zajišťuje trvalý, dokonalý a zabezpečený přehled o firemních dokumentech ve všech stádiích jejich vývoje od návrhu, počínaje přes připomínkování, kontrolu, schvalování až po uvolnění a používání konče. Bezpečnost dokumentů je zajišťována již na základní technologické úrovni (na úrovni databázového serveru). Na úrovni programu je zajišťována prostřednictvím seznamu rolí, přístupových práv (grantů), které jsou přidělovány jednotlivým uživatelům programu, zařazeným do pracovních skupin. Systém byl navržen s ohledem na aplikování v oblasti systémů kvality a lze s jeho pomocí zajistit řízení všech firemních dokumentů, které tuto oblast popisují a dokumentují a které završuje příručka kvality. Z technologického hlediska se jedná se o 32-bitovou aplikaci v prostředí W95, W98, NT, W2000 a WXP, využívající databázovou technologii client-server.


Hlavní funkce systému

 

  • Komplexní evidence veškeré firemní dokumentace včetně příloh a kopií
  • Propojovací vazby na související dokumenty a informační zdroje
  • Přehledný rozdělovník dokumentů
  • Jednoduchá podpora skupin uživatelů
  • Pětiúrovňový cyklus vývoje dokumentu - návrh, připomínky, kontrola, schválení a uvolnění
  • Pohodlná aktualizace dokumentů propojením technologií OLE
  • Zabezpečené ukládání dat technologií client-server

 

Základní charakteristika

  • Plnohodnotná 32-bitová aplikace v prostředí Windows (95, 98, XP, NT, 2000, 2003, Vista 32/64bit, 7 32/64-bit) určená k zajišťování kompletní evidence, řízení a správy veškerých firemních dokumentů v souladu s požadavky norem normami ISO.
  • Databázové řešení využívá technologii client-server u síťových i lokálních verzí. Standardně je dodáván databázový server InterBase (Windows 95/98/NT/XP/2000, Unix, Solaris, Linux) od firmy Borland. Díky této nejmodernější databázové technologii založené na transakčním zpracování je zajišťována vysoká bezpečnost databáze jak proti neoprávněnému zásahu, tak proti narušení konzistence z důvodu výpadku počítače nebo počítačové sítě.
  • Databázová technologie InterBase je firmou Borland uvolněna jako Open Source produkt (zcela zdarma pro libovolnou platformu a libovolný počet klientů)!
  • Kromě InterBase je k dispozici její Open Source varianta - FireBird (jak pro platformu Windows, tak pro platformu Linux).

 

Přístupová práva

  • Přístupová práva se týkají jak oprávnění přístupu k jednotlivým tabulkám databáze tak oprávnění spouštět jednotlivé úlohy.
  • Přístupová práva nejsou přidělována přímo, ale prostřednictvím rolí.
  • Kromě práv přístupu k tabulkám a funkcím programu jsou každému uživateli individuálně (v tomto případě již nikoliv prostřednictvím rolí) přidělována práva pro manipulaci s dokumenty (oprávnění kontrolovat, schvalovat a uvolňovat dokumenty do řízeného režimu, zobrazovat i cizí dokumenty, tisknout dokumenty a vkládat připomínky).

 

Podniková hierarchie

  • Organizační schéma firmy je definováno seznamem útvarů, seznamem funkcí a seznamem skupin pracovníků.
  • Každý z uživatelů programu vykonává určité funkce v rámci určitého útvaru a v různých pracovních skupinách, které mohou být definovány napříč útvary.

 

Dokumenty

  • Obsah dokumentu je buď přímo součástí evidence - je uložen v databázi a stává se její součástí (neexistuje v žádné jiné elektronické podobě na disku), nebo je uložen samostatně v papírové nebo elektronické podobě a v systému QTREE-DOC C/S je pouze zaregistrován a řízen.
  • Pokud je dokument součástí evidence, potom se s ním pracuje prostřednictvím automaticky asociovaných programů, kterými byl vytvořen. Pokud byl například dokument vytvořen v programu MS Word, bude automaticky obsluhován programem MS Word, který se automaticky spustí při každém otevření dokumentu z databáze.
  • Systém QTREE-DOC C/S sám o sobě neobsahuje vlastní nástroj na obsluhu dokumentů. Předpokládá se, že k obsluze dokumentů jsou používány vždy specializované nástroje - textové editory, tabulkové editory, editory obrázků a podobně.
  • Dokumenty jsou tříděny dle druhů (Příručka, Smlouva, Metodický pokyn, ...) a tříd (formátovaný text, e-mail, faxová zpráva, ...). Číselníky druhů a skupin sestavuje sám uživatel (správce systému) dle svých potřeb.
  • V evidovaných dokumentech lze vytvářet libovolné stromové struktury.
  • Navigace ve stromové struktuře je obdobná navigaci ve složkách systémového programu průzkumník.
  • Ke každému dokumentu v navigačním stromu je připojena ikona. Seznam ikon vytváří sám uživatel.
  • Navigační strom je propojen se seznamem dokumentů ve formě tabulky se všemi atributy.
  • Seznam lze třídit dle libovolného atributu.
  • V seznamu lze vyhledávat dle libovolného řetězce.
  • Řízené dokumenty se nacházejí v některém z pěti stavů - návrh, připomínky, kontrola, schválení a uvolnění.

 

  • Seznam lze filtrovat dle všech atributů a atributy ve filtru lze zadávat buď výčtem nebo rozmezím v libovolné kombinaci logických podmínek.
  • Ke každému dokumentu lze připojit libovolný počet příloh.
  • Ke každému dokumentu lze připojit  odkazy (externí soubor, adresář, program, webový odkaz, e-mailová adresa, související dokument a skupinový odkaz), organizované v libovolné stromové struktuře.
  • Rozdělovníkem je nastaven přístup k řízeným dokumentům pro jednotlivé pracovníky nebo skupiny uživatelů. Rozdělovník pro každý dokument spravuje vždy jeho správce. Program vytváří automaticky přehled všech pracovníků, kteří mají dokument zpřístupněn.

 

Zprávy

  • Řízené dokumenty se nacházejí v některém z pěti stavů - návrh, připomínky, kontrola, schválení a uvolnění.
  • Změnu stavu dokumentu je oprávněn provádět pouze správce dokumentu a v přesně definovaných případech i pracovníci, kteří dokument kontrolují, schvalují a uvolňují do řízeného režimu.

 

Původní stav

Změnu provádí

Nový stav

Poznámka

Ve vývoji

Správce dokumentu

Připomínkové řízení

 

Připomínkové řízení

Správce dokumentu

Předáno ke kontrole

 

Předáno ke kontrole

Osoba oprávněná kontrolovat dokument

Zkontrolováno

 

Doplní se datum kontroly

Zkontrolováno

Správce dokumentu

Předáno ke schválení

 

Předáno ke schválení

Osoba oprávněná schvalovat dokument

Schváleno

Doplní se datum schválení

Schváleno

Správce dokumentu

Předáno k uvolnění

 

Předáno k uvolnění

Osoba oprávněná uvolnit dokument do řízeného režimu

Uvolněno do řízeného režimu

Doplní se datum uvolnění a platnost dokumentu

libovolný

Správce dokumentu

Libovolný

 

 

  • Pravidla přechodu mezi jednotlivými stavy jsou dána přechodovou maticí stavů, která je definována programem.
  • Program při změně stavu dokumentu automaticky generuje příslušná upozornění (zprávy) a zasílá je oprávněným uživatelům. Zobrazení zpráv probíhá buď automaticky ihned po přihlášení k programu nebo kdykoliv za běhu programu na pokyn obsluhy.
  • Řízení zpráv je definováno programem

 

Kdy se generuje zpráva

Odesílatel zprávy

Adresát zprávy

Požadavek na připomínky

Správce dokumentu

Osoby z rozdělovníku s právem psát připomínky

Odeslání připomínky

Osoba z rozdělovníku s právem psát připomínky

Správce dokumentu

Požadavek na kontrolu

Správce dokumentu

Osoba oprávněná kontrolovat dokument

Provedení kontroly

Osoba oprávněná kontrolovat dokument

Správce dokumentu

Požadavek na schválení

Správce dokumentu

Osoba oprávněná schvalovat dokument

Schválení dokumentu

Osoba oprávněná schvalovat dokument

Správce dokumentu

Požadavek na uvolnění

Správce dokumentu

Osoba oprávněná uvolnit dokument do řízeného režimu

Uvolnění dokumentu

Osoba oprávněná uvolnit dokument do řízeného režimu

Správce dokumentu+všechny osoby z rozdělovníku

 

Tiskové sestavy

  • Tiskové sestavy slouží k obsluze všech seznamů (tabulek programu). Tiskové sestavy neslouží k tisku vlastních dokumentů, které jsou obsluhovány speciálními obslužnými programy včetně tisku.
  • Všechny předlohy tiskových sestav jsou soustředěny v samostatné úloze, která obsluhuje seznam všech tiskových sestav programu. K vytváření tiskových předloh je uživatelům k dispozici interaktivní grafický editor předloh - editor předloh generátoru sestav.
  • Každá tisková sestava je definována nad datovým zdrojem. Datové zdroje nabízí sám program, nebo je může vytvářet uživatel.

     

Servis a související služby

  • Stálá systémová podpora 7x24 – "hot line".
  • Operativní řešení všech mimořádných situací prostřednictvím internetu a dálkové správy.
  • Instalaci, instruktáž a školeni provádějí pracovníci autorského týmu.

 

 

Hlavní výhody

Na softwarovém trhu je k dispozici řada produktů pro správu dokumentů. Systém QTREE-DOC C/S je zaměřen na přirozené, jednoduché, intuitivní ovládání a vysokou bezpečnost dat. Pro obsluhu dokumentů nezavádí žádné vlastní nástroje, ale předpokládá výhradně využití obvyklých, vysoce profesionálních nástrojů renomovaných světových firem. Uživatelé programu chápou systém jako pohodlnou a komfortní nadstavbu pro organizaci a správu jejich dokumentů, které jinak obsluhují navyklým a zavedeným způsobem, a která jim umožňuje výrazně zvýšit produktivitu práce. Z těchto důvodů se systém lehce zavádí do rutinního provozu a rychle plní funkce pro které byl vyvíjen.


Software pro SPC

Informační systém zabezpečující sběr dat, databázové zpracování a vyhodnocování naměřených hodnot rozsáhlou sadou grafických nástrojů pro vizualizaci výsledků statistických analýz. Určen pro pracoviště vstupní, výstupní a mezioperační kontroly, řízení kvality a technické přípravy výroby. Vhodný pro výrobce součástí, dílců a sestav, kteří splňují požadavky norem ISO 9000, ISO 14000, QS9000, VDA 6 a ISO/TS 16949.

Čtěte více zde...

QTREE-CAQ Monitor.NET

Představujeme QTREE-CAQ Monitor.NET - Systém monitorování kvality. Zákazníkovi je nabízen jedinečný ucelený produkt, který najde své uplatnění jak při kontrole výrobě diskrétních součástí (strojírenství, automobilový průmysl), tak při laboratorní kontrole kontinuálních výrobních procesů, (potravinářství, chemie, stavební hmoty) i při výstupní kontrole a testování finálních produktů a celých sestav.

Čtěte více zde...

Evidence a kalibrace měřidel

QTREE-EM C/S - Informační systém metrologie

QTREE-EM C/S je základní součástí produktové řady QTREE CAQ SYSTEMS , která je původním a vlastním softwarovým řešením počítačové podpory řízení kvality - CAQ firmy TŘEŠTÍK. Jedná se o informační systém, určený pro metrologická pracoviště a výdejny, kde plní funkci operativní evidence měřidel a funkci evidence souvisejících servisních a kontrolních úkonů.

Čtěte více zde...