|
Hlavní funkce systému
- Komplexní evidence veškeré firemní dokumentace včetně příloh a kopií
- Propojovací vazby na související dokumenty a informační zdroje
- Přehledný rozdělovník dokumentů
- Jednoduchá podpora skupin uživatelů
- Pětiúrovňový cyklus vývoje dokumentu - návrh, připomínky, kontrola, schválení a uvolnění
- Pohodlná aktualizace dokumentů propojením technologií OLE
- Zabezpečené ukládání dat technologií client-server
Základní charakteristika
|
- Plnohodnotná 32-bitová aplikace v prostředí Windows (95, 98, XP, NT, 2000, 2003, Vista 32/64bit, 7 32/64-bit) určená k zajišťování kompletní evidence, řízení a správy veškerých firemních dokumentů v souladu s požadavky norem normami ISO.
- Databázové řešení využívá technologii client-server u síťových i lokálních verzí. Standardně je dodáván databázový server InterBase (Windows 95/98/NT/XP/2000, Unix, Solaris, Linux) od firmy Borland. Díky této nejmodernější databázové technologii založené na transakčním zpracování je zajišťována vysoká bezpečnost databáze jak proti neoprávněnému zásahu, tak proti narušení konzistence z důvodu výpadku počítače nebo počítačové sítě.
- Databázová technologie InterBase je firmou Borland uvolněna jako Open Source produkt (zcela zdarma pro libovolnou platformu a libovolný počet klientů)!
- Kromě InterBase je k dispozici její Open Source varianta - FireBird (jak pro platformu Windows, tak pro platformu Linux).
Přístupová práva
- Přístupová práva se týkají jak oprávnění přístupu k jednotlivým tabulkám databáze tak oprávnění spouštět jednotlivé úlohy.
- Přístupová práva nejsou přidělována přímo, ale prostřednictvím rolí.
- Kromě práv přístupu k tabulkám a funkcím programu jsou každému uživateli individuálně (v tomto případě již nikoliv prostřednictvím rolí) přidělována práva pro manipulaci s dokumenty (oprávnění kontrolovat, schvalovat a uvolňovat dokumenty do řízeného režimu, zobrazovat i cizí dokumenty, tisknout dokumenty a vkládat připomínky).
Podniková hierarchie
- Organizační schéma firmy je definováno seznamem útvarů, seznamem funkcí a seznamem skupin pracovníků.
- Každý z uživatelů programu vykonává určité funkce v rámci určitého útvaru a v různých pracovních skupinách, které mohou být definovány napříč útvary.
Dokumenty

- Obsah dokumentu je buď přímo součástí evidence - je uložen v databázi a stává se její součástí (neexistuje v žádné jiné elektronické podobě na disku), nebo je uložen samostatně v papírové nebo elektronické podobě a v systému QTREE-DOC C/S je pouze zaregistrován a řízen.
- Pokud je dokument součástí evidence, potom se s ním pracuje prostřednictvím automaticky asociovaných programů, kterými byl vytvořen. Pokud byl například dokument vytvořen v programu MS Word, bude automaticky obsluhován programem MS Word, který se automaticky spustí při každém otevření dokumentu z databáze.
- Systém QTREE-DOC C/S sám o sobě neobsahuje vlastní nástroj na obsluhu dokumentů. Předpokládá se, že k obsluze dokumentů jsou používány vždy specializované nástroje - textové editory, tabulkové editory, editory obrázků a podobně.
- Dokumenty jsou tříděny dle druhů (Příručka, Smlouva, Metodický pokyn, ...) a tříd (formátovaný text, e-mail, faxová zpráva, ...). Číselníky druhů a skupin sestavuje sám uživatel (správce systému) dle svých potřeb.
- V evidovaných dokumentech lze vytvářet libovolné stromové struktury.
- Navigace ve stromové struktuře je obdobná navigaci ve složkách systémového programu průzkumník.
- Ke každému dokumentu v navigačním stromu je připojena ikona. Seznam ikon vytváří sám uživatel.
- Navigační strom je propojen se seznamem dokumentů ve formě tabulky se všemi atributy.
- Seznam lze třídit dle libovolného atributu.
- V seznamu lze vyhledávat dle libovolného řetězce.
- Řízené dokumenty se nacházejí v některém z pěti stavů - návrh, připomínky, kontrola, schválení a uvolnění.

- Seznam lze filtrovat dle všech atributů a atributy ve filtru lze zadávat buď výčtem nebo rozmezím v libovolné kombinaci logických podmínek.
- Ke každému dokumentu lze připojit libovolný počet příloh.
- Ke každému dokumentu lze připojit odkazy (externí soubor, adresář, program, webový odkaz, e-mailová adresa, související dokument a skupinový odkaz), organizované v libovolné stromové struktuře.
- Rozdělovníkem je nastaven přístup k řízeným dokumentům pro jednotlivé pracovníky nebo skupiny uživatelů. Rozdělovník pro každý dokument spravuje vždy jeho správce. Program vytváří automaticky přehled všech pracovníků, kteří mají dokument zpřístupněn.
Zprávy
- Řízené dokumenty se nacházejí v některém z pěti stavů - návrh, připomínky, kontrola, schválení a uvolnění.
- Změnu stavu dokumentu je oprávněn provádět pouze správce dokumentu a v přesně definovaných případech i pracovníci, kteří dokument kontrolují, schvalují a uvolňují do řízeného režimu.
Původní stav
|
Změnu provádí
|
Nový stav
|
Poznámka
|
Ve vývoji
|
Správce dokumentu
|
Připomínkové řízení
|
|
Připomínkové řízení
|
Správce dokumentu
|
Předáno ke kontrole
|
|
Předáno ke kontrole
|
Osoba oprávněná kontrolovat dokument
|
Zkontrolováno
|
Doplní se datum kontroly
|
Zkontrolováno
|
Správce dokumentu
|
Předáno ke schválení
|
|
Předáno ke schválení
|
Osoba oprávněná schvalovat dokument
|
Schváleno
|
Doplní se datum schválení
|
Schváleno |
Správce dokumentu
|
Předáno k uvolnění
|
|
Předáno k uvolnění
|
Osoba oprávněná uvolnit dokument do řízeného režimu
|
Uvolněno do řízeného režimu
|
Doplní se datum uvolnění a platnost dokumentu
|
libovolný
|
Správce dokumentu
|
Libovolný
|
|
- Pravidla přechodu mezi jednotlivými stavy jsou dána přechodovou maticí stavů, která je definována programem.
- Program při změně stavu dokumentu automaticky generuje příslušná upozornění (zprávy) a zasílá je oprávněným uživatelům. Zobrazení zpráv probíhá buď automaticky ihned po přihlášení k programu nebo kdykoliv za běhu programu na pokyn obsluhy.
- Řízení zpráv je definováno programem
Kdy se generuje zpráva
|
Odesílatel zprávy
|
Adresát zprávy
|
Požadavek na připomínky
|
Správce dokumentu
|
Osoby z rozdělovníku s právem psát připomínky
|
Odeslání připomínky
|
Osoba z rozdělovníku s právem psát připomínky
|
Správce dokumentu
|
Požadavek na kontrolu
|
Správce dokumentu
|
Osoba oprávněná kontrolovat dokument
|
Provedení kontroly
|
Osoba oprávněná kontrolovat dokument
|
Správce dokumentu
|
Požadavek na schválení
|
Správce dokumentu
|
Osoba oprávněná schvalovat dokument
|
Schválení dokumentu
|
Osoba oprávněná schvalovat dokument
|
Správce dokumentu
|
Požadavek na uvolnění
|
Správce dokumentu
|
Osoba oprávněná uvolnit dokument do řízeného režimu
|
Uvolnění dokumentu
|
Osoba oprávněná uvolnit dokument do řízeného režimu
|
Správce dokumentu+všechny osoby z rozdělovníku
|
Tiskové sestavy
- Tiskové sestavy slouží k obsluze všech seznamů (tabulek programu). Tiskové sestavy neslouží k tisku vlastních dokumentů, které jsou obsluhovány speciálními obslužnými programy včetně tisku.
- Všechny předlohy tiskových sestav jsou soustředěny v samostatné úloze, která obsluhuje seznam všech tiskových sestav programu. K vytváření tiskových předloh je uživatelům k dispozici interaktivní grafický editor předloh - editor předloh generátoru sestav.
- Každá tisková sestava je definována nad datovým zdrojem. Datové zdroje nabízí sám program, nebo je může vytvářet uživatel.
Servis a související služby
- Stálá systémová podpora 7x24 – "hot line".
- Operativní řešení všech mimořádných situací prostřednictvím internetu a dálkové správy.
- Instalaci, instruktáž a školeni provádějí pracovníci autorského týmu.
|
Hlavní výhody
Na softwarovém trhu je k dispozici řada produktů pro správu dokumentů. Systém QTREE-DOC C/S je zaměřen na přirozené, jednoduché, intuitivní ovládání a vysokou bezpečnost dat. Pro obsluhu dokumentů nezavádí žádné vlastní nástroje, ale předpokládá výhradně využití obvyklých, vysoce profesionálních nástrojů renomovaných světových firem. Uživatelé programu chápou systém jako pohodlnou a komfortní nadstavbu pro organizaci a správu jejich dokumentů, které jinak obsluhují navyklým a zavedeným způsobem, a která jim umožňuje výrazně zvýšit produktivitu práce. Z těchto důvodů se systém lehce zavádí do rutinního provozu a rychle plní funkce pro které byl vyvíjen.
|
|
|