Informační systém pro řízení a správu dokumentů dle norem ISO

• Plnohodnotná 32-bitová aplikace v prostředí Windows (95, 98, XP, NT, 2000, 2003, Vista 32/64bit, 7 32/64-bit) určená k zajišťování kompletní evidence, řízení a správy veškerých firemních dokumentů v souladu s požadavky norem normami ISO.
• Databázové řešení využívá technologii client-server u síťových i lokálních verzí. Standardně je dodáván databázový server InterBase (Windows 95/98/NT/XP/2000, Unix, Solaris, Linux) od firmy Borland. Díky této nejmodernější databázové technologii založené na transakčním zpracování je zajišťována vysoká bezpečnost databáze jak proti neoprávněnému zásahu, tak proti narušení konzistence z důvodu výpadku počítače nebo počítačové sítě.
• Databázová technologie InterBase je firmou Borland uvolněna jako Open Source produkt (zcela zdarma pro libovolnou platformu a libovolný počet klientů)!
• Kromě InterBase je k dispozici její Open Source varianta - FireBird (jak pro platformu Windows, tak pro platformu Linux).

Přístupová práva

• Přístupová práva se týkají jak oprávnění přístupu k jednotlivým tabulkám databáze tak oprávnění spouštět jednotlivé úlohy.
• Přístupová práva nejsou přidělována přímo, ale prostřednictvím rolí.
• Kromě práv přístupu k tabulkám a funkcím programu jsou každému uživateli individuálně (v tomto případě již nikoliv prostřednictvím rolí) přidělována práva pro manipulaci s dokumenty (oprávnění kontrolovat, schvalovat a uvolňovat dokumenty do řízeného režimu, zobrazovat i cizí dokumenty, tisknout dokumenty a vkládat připomínky).

Podniková hierarchie

• Organizační schéma firmy je definováno seznamem útvarů, seznamem funkcí a seznamem skupin pracovníků.
• Každý z uživatelů programu vykonává určité funkce v rámci určitého útvaru a v různých pracovních skupinách, které mohou být definovány napříč útvary.

Dokumenty

• Obsah dokumentu je buď přímo součástí evidence - je uložen v databázi a stává se její součástí (neexistuje v žádné jiné elektronické podobě na disku), nebo je uložen samostatně v papírové nebo elektronické podobě a v systému QTREE-DOC C/S je pouze zaregistrován a řízen.
• Pokud je dokument součástí evidence, potom se s ním pracuje prostřednictvím automaticky asociovaných programů, kterými byl vytvořen. Pokud byl například dokument vytvořen v programu MS Word, bude automaticky obsluhován programem MS Word, který se automaticky spustí při každém otevření dokumentu z databáze.
• Systém QTREE-DOC C/S sám o sobě neobsahuje vlastní nástroj na obsluhu dokumentů. Předpokládá se, že k obsluze dokumentů jsou používány vždy specializované nástroje - textové editory, tabulkové editory, editory obrázků a podobně.
• Dokumenty jsou tříděny dle druhů (Příručka, Smlouva, Metodický pokyn, ...) a tříd (formátovaný text, e-mail, faxová zpráva, ...). Číselníky druhů a skupin sestavuje sám uživatel (správce systému) dle svých potřeb.
• V evidovaných dokumentech lze vytvářet libovolné stromové struktury.
• Navigace ve stromové struktuře je obdobná navigaci ve složkách systémového programu průzkumník.
• Ke každému dokumentu v navigačním stromu je připojena ikona. Seznam ikon vytváří sám uživatel.
• Navigační strom je propojen se seznamem dokumentů ve formě tabulky se všemi atributy.
• Seznam lze třídit dle libovolného atributu.
• V seznamu lze vyhledávat dle libovolného řetězce.
• Řízené dokumenty se nacházejí v některém z pěti stavů - návrh, připomínky, kontrola, schválení a uvolnění.

• Seznam lze filtrovat dle všech atributů a atributy ve filtru lze zadávat buď výčtem nebo rozmezím v libovolné kombinaci logických podmínek.
• Ke každému dokumentu lze připojit libovolný počet příloh.
• Ke každému dokumentu lze připojit  odkazy (externí soubor, adresář, program, webový odkaz, e-mailová adresa, související dokument a skupinový odkaz), organizované v libovolné stromové struktuře.
• Rozdělovníkem je nastaven přístup k řízeným dokumentům pro jednotlivé pracovníky nebo skupiny uživatelů. Rozdělovník pro každý dokument spravuje vždy jeho správce. Program vytváří automaticky přehled všech pracovníků, kteří mají dokument zpřístupněn.

Zprávy

• Řízené dokumenty se nacházejí v některém z pěti stavů - návrh, připomínky, kontrola, schválení a uvolnění.
• Změnu stavu dokumentu je oprávněn provádět pouze správce dokumentu a v přesně definovaných případech i pracovníci, kteří dokument kontrolují, schvalují a uvolňují do řízeného režimu.

• Pravidla přechodu mezi jednotlivými stavy jsou dána přechodovou maticí stavů, která je definována programem.
• Program při změně stavu dokumentu automaticky generuje příslušná upozornění (zprávy) a zasílá je oprávněným uživatelům. Zobrazení zpráv probíhá buď automaticky ihned po přihlášení k programu nebo kdykoliv za běhu programu na pokyn obsluhy.
• Řízení zpráv je definováno programem

Tiskové sestavy

• Tiskové sestavy slouží k obsluze všech seznamů (tabulek programu). Tiskové sestavy neslouží k tisku vlastních dokumentů, které jsou obsluhovány speciálními obslužnými programy včetně tisku.
• Všechny předlohy tiskových sestav jsou soustředěny v samostatné úloze, která obsluhuje seznam všech tiskových sestav programu. K vytváření tiskových předloh je uživatelům k dispozici interaktivní grafický editor předloh - editor předloh generátoru sestav.
• Každá tisková sestava je definována nad datovým zdrojem. Datové zdroje nabízí sám program, nebo je může vytvářet uživatel.
  
   

Servis a související služby

• Stálá systémová podpora 7x24 – "hot line".
• Operativní řešení všech mimořádných situací prostřednictvím internetu a dálkové správy.
• Instalaci, instruktáž a školeni provádějí pracovníci autorského týmu.